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合同纠纷律师赵春华
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增强合同重要性和法律意义的认识苏州合同律师
来源:苏州合同律师 发布时间:2022年07月24日

苏州合同律师结合十五年合同审核经验,就合同审核相关问题予以分析。期待读者可以摆脱思维框架和固化的逻辑思维,打破认知局限,以全新开放的眼光认识“合同审核相关问题”,增强相关人员对合同重要性和法律意义的认知,特撰写本文章。

1.涉及部门非仅限于法务部门,各条线缺少问题意识。法律部门系对合同是否违反法律、法规、规章以及公司内部制度流程等文件予以把握,但法务人员并非业务的直接经办人员,对业务具体细节不了解,需由业务人员将业务中重点事项、关键点、风险点予以提示,并与法务人员沟通是否需要体现在合同文件中。

2.非仅限于订立环节,应贯穿起草、签订、履行、结清等全流程。在合同订立(起草、签订)环节公司往往设立相对完善审批流程且具备相应人员监督客观条件;但在履行环节,对沟通函件的出具接收,容易造成疏漏,引发风险隐患。

3.非仅履行内部审批手续,应树立契约意识和风险意识。大部分业务人员都认为合同签订就是走内部审批,被动的使用公司固定模板,将空白内容填写完毕,甚至不会从头到尾看遍合同,是否全部适用。甚至有些业务人员认为,合同仅为形式上签订,实际执行与合同约定内容可以不一致,缺少契约意识和风险意识。

苏州合同律师


常见问题和应对方式

为方便读者理解,苏州合同律师就合同起草、签订、履行(变更)、完结各阶段就常见问题予以分析。

(一)起草阶段

 问题:未开展前期调查评估。

 解决方式:需对供应商的主体资格、资信资质、履约能力、过往合作历史、股东背景情况、标的物情况进行必要调查评估。避免调查评估的不规范、不充分。确保供应商主体适格性和适性、交易模式和安排的可行性,从源头有效防控和化解风险。尤其需要注意的是,有些供应商为战略合作单位,采用框架合作方式,往往为2-3年。因此,在采取签订执行合同/分项合同前应再次进行调查评估。

(二)签订阶段

 问题一:先执行后审批。实践中,往往有些业务过于着急,且公司内部审批人员较多、业务流程复杂;业务流程不熟悉耗时过长等原因。存在先开始业务,后审批情况(即合同开始日早于流程审批通过日期/合同签订日期),导致在业务启动至合同订立期间双方权利义务不明确、法律责任界定不清晰,极易产生纠纷争议或额外风险;导致业务合同的评审及商务谈判工作陷入被动或流于形式。

 解决方式:熟悉公司内部审批流程,评估审批时长;对于续签合同制作表格,提前走审批流程;对审批各节点及时跟踪督促。

 问题二:分级分类管理。没有根据合同性质、类别、金额、期限、潜在风险程度,以及公司基础管理水平、风险防控能力、专业人员配置等情况,开展合同分类分级管理,全部依靠公司独立审核。导致重大风险业务得不到有效管控。审批授权体系不合理、不审慎、不可行。

 解决方式:根据公司内部权责制度依据和合同审核制度,区分业务具体情况,确定审批层级和各专业条线人员,确保操作流程满足权责制度指引等要求。

 问题三:文件审核滞后。有些文件涉及框架合同和具体可执行合同的审核,框架合同中涉及具体可执行合同/分项合同的模板,一般情况下,签订具体可执行合同的内容不得修改。但实践中,存在框架合同并无法务人员审核,而是到了具体执行合同中才由法务人员审核情况。然而,在此阶段,法务人员即便提出修改意见,供应商不同意修改。例如:总部/区域(上级单位)的战略采购协议;各层级的招投标文件中前期评审(资格预审文件、定标文件等)。

 解决方式:在框架合同(如:战略采购协议、招标预审文件)等阶段,将法律工作人员纳入审批流程。

 问题四:未经过法律审核。并非所有单方/双方的函件/合同/协议等全部文件均经过法律审核。法律审核人员应包括专职法务/律师审核。法律审核人员不具备专业法律背景和资深业务背景,未实质性发挥审核作用。

 解决方式:只要是对外发出函件/协议/合同等文件,在审批流程中将法律审核作为步骤之一;确定具备专业法律背景和业务经验的法律审核人员。

 问题五:法律审核流于形式,审核质量不高。以”审批“代”审核“,审核是行为动作,审批是审核结果,合同审核不能仅有审批结果,而无审核行为。主要表现为无实质审核意见、无必要风险提示,而仅停留在字面或表述上的形式审查;合同条款(如违约责任条款对我司极为不利或未实现对等、争议解决未约定或前后不一致、生效条款未约定为统一话术、合同份数未能保证最低三份以上等)存在明显缺陷。尤其是担保条款,重点关注担保物的处置变现难易程度,以及无实质担保能力的信用担保。

 解决方式:将审批落到实处,逐步落实”法律审批“”层次“:

 第一层,为字面和表述的形式审查。具体而言,避免出现错别字;相互冲突条款;缺项少项条款;使用标准模板(有标准模板时)。

 第二层,加强重要条款审核。具体而言,双方关键性权利义务条款是否涵盖、付款进度和条件是否可执行、违约责任条例是否过于偏向供应商、管辖条款是否为外地或仲裁、生效条款是否为法定代表人/授权代理人签字并加盖公章或合同专用章生效、份数条款是否保证公司留存3份以上等等。

 第三层,了解合同业务背景,把控业务关键点,审核合作模式并提出创造性建设性意见或建议。

 鉴于篇幅限制,苏州合同律师”法律条线合同审核“另撰写文章。

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